Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO

1. Verantwortliche Stelle

Siedlergemeinschaft Spittelleite e.V.

Reichsdanksiedlung 46

96450 Coburg

E-Mail: info@siedler-spittelleite.de

Vertreten durch 1. Vorsitzenden Marcus Geuss

Eingetragen beim Amtsgericht Coburg VR 30

Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen unter datenschutz@siedler-spittelleite.de oder unter der oben angegebenen postalischen Anschrift zur Verfügung.

2. Datenverarbeitung auf unserer Website und weiteren Online-Angeboten

Unser berechtigtes Interesse ist die Öffentlichkeitsarbeit auf digitalen Kanälen.

Logfiles beim Aufruf unserer Webseite

Bei Aufruf unserer Webseite werden zur Analyse von Fehlern und Sicherheitsvorfällen Logfiles erstellt. Diese werden nach spätestens 9 Monaten automatisch gelöscht oder anonymisiert.

Unsere Website wird bei Google Sites gehostet. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“).

Abonnement unseres Newsletter

Wenn Sie auf den Newsletter abonniert haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen regelmäßig den Newsletter zuzusenden und Sie mit Wissenswertem über den Verein zu versorgen. Die Rechtsgrundlage für den Newsletter-Versand ist Ihre Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO). Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, um den Newsletter nicht weiter zu bekommen. Dazu können Sie unten in der Newsletter-E-Mail auf „abbestellen“ klicken oder schreiben Sie uns an datenschutz@siedler-spittelleite.de oder per Post.
Die E-Mail-Adresse, die Sie für den Versand des Newsletters angegeben haben, wird
gelöscht, sobald Sie Ihre Einwilligung in den Newsletter widerrufen, es sei denn, dass diese E-Mail-Adresse auch für andere Kommunikation als zum Newsletter-Versand zwischen dem Verein und Ihnen verwendet wird.

Soziale Medien

Zusätzlich zu unserer Website nutzen wir eine Facebook-Fanpage. Wenn Sie uns dort kontaktieren oder Beiträge kommentieren, verarbeiten wir Ihren Nutzernamen und den Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO).

3. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Vereinsarbeit

Im Rahmen der effizienten und effektiven Durchführung unserer Vereinsarbeit als unser berechtigtes Interesse fallen i.W. folgende Verarbeitungstätigkeiten von Daten an:

• Mitgliederverwaltung

• Meldung von Mitgliedern an Dachverband

• Beitragsverwaltung

• Betrieb einer Website über einen Hosting-Dienstleister

• Veröffentlichung von Fotos auf der Website

• Geschäftspartnerverwaltung

• Anmeldung zu Vereinsveranstaltungen (auch via Website)

• Protokollierung und Anwesenheitslisten

• Vermietung des Vereinsheims

• Online-Mitgliedsantrag

• Versand von Mitgliederinformationen & Newslettern

• Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation via Facebook

Mitgliederverwaltung

Mitgliedsdaten (wie Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Emailadresse, Telefonnummer, Datum des Vereinsbeitritts, Mitgliedsnummer, Mitgliedschaft) werden von den jeweiligen Funktionsträger:innen unseres Vereins nur für die ihnen zugeordnete Aufgabenerfüllung verarbeitet. 

Wenn der Vorstand Mitgliedsdaten benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen, darf er auf alle hierfür erforderlichen Mitgliedsdaten zugreifen. Der/die Schatzmeister:in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für den Einzug der Mitgliedsbeiträge relevant sind. Die Revisoren verarbeiten die Mitgliedsdaten, die für die Kassenprüfung relevant sind. Dazu zählen Vorname, Nachname, postalische Anschrift und Bankverbindung mit Zahlungsdaten sowie ggf. Zugriff auf die Lastschriftsverfahrensgenehmigung inklusive Unterschrift, sofern das Mitglied dem Verein ein Lastschriftmandat erteilt hat.

Zweck für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die -verwaltung. Rechtsgrundlage ist die Vereinsmitgliedschaft (Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO).

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorschreiben:

• Allgemeine Mitgliedsdaten: Diese werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten für einen Zeitraum von 3 Jahren (beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mitgliedschaft endete) aufbewahrt, um die regelmäßige Verjährungsfrist für etwaige gegenseitige Ansprüche aus dem Mitgliedschaftsverhältnis zu wahren (§§ 195, 199 BGB). Sofern keine anderen rechtlichen Gründe (z. B. laufende Rechtsstreitigkeiten) oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorliegen, werden die Daten danach gelöscht.

• Finanz- und Beitragsdaten: Daten über geleistete Zahlungen sowie die dazugehörigen Stammdaten (Name, Anschrift, Bankverbindung) unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung (§ 147 AO) und werden für 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der jeweiligen Buchung aufbewahrt.

• Protokolle und Beschlüsse: Namen in Sitzungsprotokollen werden zur Erfüllung gesetzlicher Protokollpflichten (§ 58 BGB) und aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Dokumentation der Vereinsgeschichte (Chronik) dauerhaft im Vereinsarchiv gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. Art. 89 DSGVO).

Vermietung des Vereinsheims

Sofern Sie als Mitglied unser Vereinsheim für private Zwecke mieten, verarbeiten wir die zur Durchführung des Mietvertrages erforderlichen Daten (Name, Mitgliedsnummer, Zeitraum). Diese Daten unterliegen den steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren, sofern sie Bestandteil der Buchhaltung sind.

Andernfalls werde sie 3 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses zur Würdigung der Verjährungsfrist nach dem BGB (§ 195 BGB) aufbewahrt und anschließend gelöscht.

Fotos bei Veranstaltungen

Fotos über unser Vereinsgeschehen werden zum Zweck der Außendarstellung auf unserer Webseite veröffentlicht.
Für die Veröffentlichung folgender Fotos von Erwachsenen auf unserer Webseite ist die Rechtsgrundlage das nachfolgend beschriebene berechtigte Interesse unseres Vereins nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f) DSGVO:

• Fotos mit Bezug zur Veranstaltung aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das Geschehen zu berichten

• Fotos vom Publikum, das an der Veranstaltung teilgenommen hat oder Fotos, auf denen die Personen nur als Beiwerk erscheinen, aufgrund unseres berechtigten Interesses, über die Veranstaltung und deren Erfolg zu berichten

Sie haben die Möglichkeit, der Verwendung eines solchen Fotos, auf dem Sie zu sehen sind, gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO zu widersprechen. Der Verein wird prüfen, ob es zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung gibt, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wenn nicht, wird das entsprechende Foto gelöscht.

Andere Fotos, auf denen eine erwachsene Person (Vereinsmitglied oder aus dem Publikum) im Mittelpunkt steht oder gezielt nur diese Person fotografiert wurde, veröffentlichen wir nur mit der Einwilligung dieser Person (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO). Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Fotos von minderjährigen Vereinsmitgliedern oder Kindern aus dem Publikum veröffentlichen wir nur, wenn die Erziehungsberechtigten nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO eingewilligt haben. Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Vereins

Unser Verein gibt Mitgliederdaten an folgende Empfänger weiter:

• Eigenheimerverband Bayern e.V.

• Hausbank

• Finanzamt

• Partner

• Erbringer von Leistungen in Zusammenhang mit einer Veranstaltung, falls personenbezogene Daten dafür erforderlich sein sollten

• Google Cloud EMEA Ltd. (Auftragsverarbeiter, AVV abgeschlossen)

Pflicht zur Bereitstellung von Daten und Folgen der Nichtbereitstellung

Im Rahmen der Mitgliedschaft bzw. der Teilnahme an unseren Sitzungen oder Veranstaltungen müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Mitgliedschafts- oder Teilnahmeverhältnisses und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen oder satzungsgemäßen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten (z. B. Name, Anschrift, Nachweis der Beschlussfähigkeit) werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Sie als Mitglied aufzunehmen, Ihre Teilnahme an Veranstaltungen zu ermöglichen oder Ihre Beiträge korrekt abzurechnen.

4. Betroffenenrechte

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:

• ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,

• ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,

• ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen

• ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

• ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,

• ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,

• ein Recht auf Datenübertragbarkeit,

• das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Für unseren Verein ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) zuständig.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet in unserem Verein nicht statt.

Hinweis: Dieser Text wurde mit Hilfe des Generators für Datenschutzhinweise der Stiftung Datenschutz und mit Unterstützung von KI erstellt.

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